Wegens de wetgeving inzake informatieveiligheid en privacy, willen wij u informeren over de verwerkingen die wij met uw persoonsgegevens uitvoeren, en de beleidsmaatregelen die wij nemen om deze te beschermen. 

1 Verantwoordelijken
 

Het schoolbestuur is de verwerkingsverantwoordelijke voor alle leerlingengegevens.

Op onze school is er een aanspreekpunt informatieveiligheid aangeduid, dat gemakkelijk te contacteren is via privacy@sanctamariabasisschool.be .

Het aanspreekpunt informatieveiligheid en/of de directie/beheerder van onze school kan voor advies en ondersteuning terecht bij de ‘data protection officer’ (DPO) van de onderwijskoepel.

 

2 Verwerkingen
 

2.1 Verwerkingsdoeleinden

Op onze school verwerken wij leerlingengegevens omwille van de volgende doelen:

  • leerlingenrekrutering;

  • leerlingenadministratie;

  • leerlingenbegeleiding;

  • leerlingenevaluatie;

 

2.2 Verwerkte leerlingengegevens

Om jou in schrijven, te begeleiden en op te volgen in onze school is het noodzakelijk dat wij de volgende gegevens verwerken:

  • Rijksregister: rijksregisternummer

  • Identificatie: voornaam, naam, geboortedatum, geboorteplaats , nationaliteit, voorrang- en indicatorfactoren

  • Contact (privé): eigen vast telefoonnummer, adres

  • Schoolloopbaan: instellingen, jaren, klassen

  • Afwezigheden: afwezige (halve) dagen, redenen, bewijzen

  • Evaluatie: puntenboeken, remediëring, rapporten, commentaren, deliberaties, verslagen, eindbeslissingen, motiveringen

  • Functioneren: gedrag, welbevinden, communicatie met leerkrachten, medeleerlingen, begeleiding, opvolging, straffen, sancties, tucht

  • Medische informatie: zoals beschreven in wetgeving, ook zorgdiagnoses, -dossiers en medische begeleiding (intern en extern)

  • afbeeldingen (pasfoto voor intern administratief gebruik);


Bepaalde gegevens kunnen, mits wettelijke grondslag, bekomen worden van de vorige instelling waar de leerling ingeschreven was.

2.3 Verwerkte oudergegevens

Om uw kind in te schrijven, te begeleiden en op te volgen in onze school is het noodzakelijk dat wij de volgende gegevens verwerken:

  • Identificatie: voornaam, naam, geboortedatum, geboorteplaats

  • Adres: Straat, nummer, busnummer, postcode, gemeente, deelgemeente, land

  • Contact (privé): eigen vast telefoonnummer, eigen emailadres, eigen gsm-nummer 

  • Financieel: bankgegevens, betaalde rekeningen, openstaande rekeningen, afbetalingen

  • Andere: beroep

 

2.4 Ontvangers

  • Het departement onderwijs is, via het Discimus-systeem van AgoDi, een ontvanger van een deel van jouw leerlingengegevens;

  • de scholengemeenschap ontvangt de administratieve gegevens van de OKAN-kinderen omwille van hun bevoegdheden om onderwijssubsidies en -werkingsmiddelen te beheren;

  • het CLB is, indien het jou begeleidt, bevoegd om alle in § 2.2 en § 2.3 opgesomde gegevens op te vragen;

  • het ondersteuningsnetwerk is, indien van toepassing, bevoegd om een deel van de in § 2.2 en § 2.3 opgesomde gegevens op te vragen;

  • iedereen die deel uitmaakt van het multidisciplinair team dat jou begeleidt, is bevoegd om alle in § 2.2 en § 2.3 opgesomde gegevens op te vragen;

  • indien gevraagd kunnen politie(diensten) toegang krijgen tot administratieve gegevens en/of aanwezigheden, in het kader van een politioneel onderzoek.

  • bij verificatie krijgt de onderwijsverificateur toegang tot administratieve gegevens, aanwezigheden, afwezigheidsbewijzen, … in het kader van zijn wettelijk bepaalde taak;

  • bij inspectie is het mogelijk dat een onderwijsinspecteur ook inzage krijgt tot bepaalde gegevens in het leerlingvolgsysteem, in het kader van zijn wettelijk bepaalde taak;

  • Kinderkuren ontvangt uw gegevens in het kader van kinderopvang
     

2.5 Verwerkers

Op onze school worden onderstaande platformen gebruikt bij de verwerking van leerlingengegevens:

  • Schoolonline (rapporten)

  • Bingel (leerlingvolgsysteem)

  • Count-e (boekhouding)

  • WISA (ministerie van onderwijs)

 

2.6 Voorwaarden

Jouw gegevens zullen verwerkt worden zolang je bij ons ingeschreven bent, of zolang ze nodig zijn om je te begeleiden. Daarna worden ze verwijderd, geanonimiseerd of gearchiveerd conform de geldende regelgevingen. 

Indien we bepaalde gegevens langer zouden willen bewaren, dan zullen we dat melden en de expliciete toestemming ervoor vragen.

Meer informatie over de beleidsmatige aanpak inzake privacy en informatieveiligheid op onze school kan je raadplegen op onze schoolwebsite: www.sanctamariabasisschool.be of opvragen via:

privacy@sanctamariabasisschool.be

3 Rechten inzake privacy
 

3.1 Rechten uitoefenen

U kan zich steeds op onderstaande rechten beroepen:

  • recht op informatie: u mag vragen welke gegevens van u er verwerkt worden en wie er toegang toe heeft (zie ook verwijzing in § 2.6), waarom de instelling die persoonsgegevens nodig heeft of gebruikt en hoe lang ze bewaard worden;

  • recht op inzage: u mag steeds de gegevens die de instelling van u heeft, inkijken a.d.h.v. een kopie;

  • recht op verbetering: indien u fouten in uw gegevens vindt, mag u vragen om dit aan te passen. U kan ook aanvullingen toevoegen aan uw gegevens;

  • recht op gegevenswissing: u kan vragen dat gegevens, die niet (meer) strikt noodzakelijk zijn voor de instelling, permanent en volledig verwijderd worden;

  • recht op beperking van de verwerking: indien u bezwaar hebt (zie verder) tegen de verwerking van bepaalde gegevens, kan u vragen om deze verwerking te stoppen;

  • recht op overdraagbaarheid van gegevens: indien u bepaalde gegevens wenst over te dragen naar een nieuwe instelling of andere werkgever, dan faciliteert de instelling dit (in de mate van het mogelijke);

  • recht van bezwaar: indien u niet akkoord bent met de grondslag van een verwerking of met de manier waarop bepaalde gegevens van u verwerkt worden, kan u zich hiertegen verzetten;

  • recht om niet te worden onderworpen aan geautomatiseerde besluitvorming: wanneer de instelling algoritmes gebruikt om, zonder tussenkomst van mensen, bepaalde gevolgen te trekken uit (een deel van) uw gegevens (zie § 3.3), dan kan u zich hiertegen verzetten;

  • recht om zijn/haar toestemming in te trekken: indien men u voor bepaalde verwerkingen de toestemming gevraagd heeft, kan u ten allen tijde kiezen om deze niet meer te verstrekken.

Om u op een van deze rechten te beroepen, gelieve u te richten tot privacy@sanctamariabasisschool.be .Bij eventuele disputen of twijfel, kan u zich ook wenden tot de toezichthoudende autoriteit inzake privacy en de verwerking van persoonsgegevens: http://vtc.corve.be/klachten.php 

3.2 Geautomatiseerde besluitvorming

Op onze school worden noch leerlingen, noch ouders onderworpen aan eender welke vorm van geautomatiseerde besluitvorming.

3.4 Al dan niet verstrekken van gegevens

De in § 2.2 en § 2.3 vermelde gegevens moeten, indien van toepassing, verstrekt worden om de inschrijving op onze school te kunnen starten. Met uitzondering van:

  • rijksregisternummer (De school zal dit desgevallend opvragen via het departement onderwijs)

  • gezondheidsgegevens (De school kan niet verantwoordelijk gesteld worden indien ze niet over de relevante zorg- of gezondsheidsgegevens beschikt of indien de toestemming ontbreekt om deze te verwerken)